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Prüfen Sie noch oder arbeiten Sie schon?


09.01.2014  |  Verwaltung, Interviews

Manuelle Nachbearbeitung beim Arbeiten mit Versicherungs- und Maklersoftware kostet viel Zeit und Nerven. Das Maklerhaus Dr. Friedrich E. Hörtkorn GmbH hat seine IT-Lösung „openVIVA" des Anbieters mb Support mit dem Modul „myXInsurance" erweitert und seitdem erheblich an Effizienz im Direktinkasso gewonnen. IT-Leiterin Kathrin Hörtkorn über die bereits erzielten Effekte und weitere Schritte.
 

Hörtkorn Firmenzentrale

VSP: Was genau waren Ihre Anforderungen an die Software?
Kathrin Hörtkorn
: Wir haben in unseren täglichen Prozessen immer wieder festgestellt, dass wir einen zu hohen manuellen Aufwand beim Abgleich unserer Daten mit den Versichererdaten sowohl im Direkt- als auch im Maklerinkasso haben. Diese immensen Kontroll- und Abstimmungsaufgaben blockieren Zeit, die eigentlich wertvoller in andere Aufgaben fließen sollten. Wer macht schon gern langweilige Dinge. Der Ansatz der mb Support einen automatisierten Datenaustausch zwischen Makler und Versicherer zu realisieren, hat uns begeistert.


VSP: Wie sieht denn die Lösung aus?
Hörtkorn
: mbSupport verfügt mit myXInsurance über eine Erweiterung der Standardsoftware, die unter anderem eingehende Provisionsabrechnungen automatisiert ab- und ausgleicht. In einem ersten Schritt haben wir mit einem unserer großen Versicherungspartner den gesamten Prozess abgebildet. Mit diesem Partner tätigen wir pro Jahr über 500.000 Abrechnungspositionen. Die Dateien des Versicherers zur Direktinkassoabrechnung werden nun nach Eingang automatisiert gegen unsere Sollstellungen in openVIVA geprüft. Alles was richtig ist, wird automatisch in die weiteren Prozesse geleitet. Inkorrekte Daten, die dann geklärt werden müssen, zeigt das System an.


VSP: Das bringt welches Ergebnis?
Hörtkorn
: Mehrere. Unser Aufwand hat sich deutlich verringert. Wir haben bei den Provisionsabrechnungen nur noch maximal 5 Prozent inkorrekte Daten, die wir bearbeiten müssen. Das ist schon eine überzeugende Leistung. Diese 5 Prozent resultieren unter anderem aus falschen Versicherungsscheinnummern. Hier ist das System aber lernfähig, so dass hier die Synchronität der Daten weiter steigen wird. 
In Bezug auf unsere unternehmensinterne Buchhaltung haben wir jetzt ein absolut sicheres Gefühl. Wir wissen genau, dass unsere Sollstellungen ausgeglichen sind, jeder Einzelposten ist transparent.


VSP: Wie sehen die nächsten Schritte aus?
Hörtkorn
: Erstens würden wir gern den Direktinkassoprozess auch für unsere anderen Partner aus dem Sachbereich einführen, zumindest für die mit einem bestimmten Datenvolumen. Und dann sehen wir hier auch einen deutlichen Vorteil für andere Bereiche zum Beispiel das Folgeinkasso. Hier könnten wir die Daten des Versicherers mit unseren Rechnungsdaten automatisch abgleichen und somit wäre vor allem das Januar-Folgeinkasso wesentlich entspannter.


VSP: Was ist im Projekt noch zu tun?
Hörtkorn
:
Der Prozess steht bereits vollständig. Es geht nur noch um kleine spezifische Anpassungen der Software an interne Anforderungen. Wir haben zum Beispiel Kunden, die in Raten zahlen. Bisher hat das System das nicht erkannt. Das wird gerade noch umgesetzt. Ansonsten sind wir sehr zufrieden.


VSP: Sehen Sie in der Lösung einen Gewinn für das Maklerinkasso?
Hörtkorn:
Auf jeden Fall. Wir können im Vorfeld, also bevor intern Folgerechnungen gebucht werden, die offenen Posten der Versicherer mit unseren zu buchenden Rechnungen abgleichen. Damit werden Buchungsdifferenzen bereits im Keim erstickt.
Die Versicherer würden mit einem Tool wie myXinsurance große Vorteile haben. Automatisierte Abgleichungsprozesse machen das Tagesgeschäft schnell. Wir hoffen sehr, dass auf Seiten der Partner hier ebenfalls in diese sehr sinnvolle und leistungsstarke Software investiert wird.


VSP: Spart ein solch hoher Automatisierungsgrad Arbeitsplätze?
Hörtkorn:
Darum geht es eigentlich nicht. Die neue Qualität der Prozesse eröffnet Zeit für andere und spannendere Projekte innerhalb und außerhalb der Buchhaltung. Unsere Mitarbeiter übernehmen neue Aufgaben und sind zufriedener. Und wir müssen zukünftig das Personal in diesem Bereich nicht erweitern, sondern können lieber in den Service für unsere Kunden, also in die Fachbereiche Vertrag und Schaden investieren.

 

Zu den Unternehmen: Die Hörtkorn Gruppe, mit Hauptsitz in Heilbronn, ist seit 1966 eines der größten inhabergeführten und unabhängigen Maklerhäuser in Deutschland. Mit mehr als 180 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in vier Tochtergesellschaften an sieben Standorten in Deutschland und einer eigenen Gesellschaft in Philadelphia (USA) betreut das Unternehmen Kunden aus Industrie und Gewerbe mit Filialen in mehr als 120 Ländern.

Die Muttergesellschaft Dr. Friedrich E. Hörtkorn GmbH bietet professionelle und unabhängige Beratung für individuelle Versicherungslösungen. Seit 2006 nutzt das Unternehmen die Versicherungs- und Maklersoftware openVIVA. Die wachsenden Anforderungen initiierten 2013 die Erweiterung der openVIVA Lösung mit myXInsurance, um die Zusammenarbeit mit den Versicherern effizienter zu gestalten.

mb Support bietet seit 1996 Software für Versicherungsmakler, Assekuradeure, firmenverbundene Vermittler, Spezialversicherer und Finanzdienstleister jeder Unternehmensgröße. Hauptgeschäftsfeld sind die Entwicklung und Vertrieb von Software-Standardlösungen und begleitende Beratungs- und Service-Leistungen mit Schwerpunkt Inkasso. openVIVA ist nach Unternehmensangaben die modernste und derzeit umfassendste Versicherungssoftware am Markt. Sie wird von rund 100 Kunden für die speziellen Arbeitsabläufe und eine medienbruchfreie Kommunikation genutzt und permanent weiterentwickelt.



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