Kommentar von Martin Kinadeter zum nachfolgenden Artikel
„Softwarewechsel – darauf müssen Sie achten!“
Der Wechsel einer Software ist meist nicht nur ein großer finanzieller Aufwand, sondern auch hinsichtlich der Softwareauswahl, der Einbeziehung der Mitarbeiter und der technischen Implementation.
Riskieren Sie nicht, durch den leichtfertigen Umgang bei der Softwareauswahl sich ein System zuzulegen, das nicht ausreichend durchgeprüft ist.
Nehmen Sie besser gleich professionelle Unterstützung mit der kompletten Marktübersicht in Anspruch. Insgesamt ist das der viel günstigere Weg. Auch kleine Maklerbüros sparen so schon ca. € 10.000 in einem 5-Jahres-Zeitraum. Bei Vertrieben sind das schnell vielfache Beträge.
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Artikel: „Softwarewechsel – darauf müssen Sie achten!“
„Das Bessere ist der Feind des Guten“ – besagt eine Redensart. Wer die Vorteile einer neuen Software erkannt und bereits erfolgreich getestet hat, muss nur noch die letzte kleine Hürde nehmen. Mit einem guten Plan überwindet man die mit Leichtigkeit.
Beim Wechsel in eine neue Business-Software besteht der erste Schritt darin, den Zeitraum des Wechsels zu definieren. Der Übergang vom alten ins neue Jahr gilt vielfach als ideales Zeitfenster. Aber man ist an dieses „natürliche“ Zeitfenster natürlich nicht gebunden. In den meisten Fällen ist es jederzeit möglich, die vorhandenen Stammdaten von Kunden, Lieferanten und die eigenen Artikelnummern aus dem alten ins neue Programm zu importieren. Daher ist der Übergang eigentlich in jedem Monat möglich.
Es bietet sich jedoch an, einen Monat zu wählen, in dem es vielleicht saisonbedingt ohnehin etwas „ruhiger“ zugeht. Oft finden Unternehmen deshalb zum Jahresanfang (nach dem stressigen Jahresendgeschäft) mehr Ruhe, um dieses Projekt anzugehen. Alternativ wird auch ein beliebiger Quartalsanfang als „Tag X“ gewählt, ab dem nur noch in der neuen Software gearbeitet wird.
Es empfiehlt sich zudem die von der Umstellung betroffenen Mitarbeiter in die Entscheidung bezüglich des Übergangszeitraums mit einzubeziehen. Ist dies erfolgt, ist bereits die erste Weiche für ein erfolgreiches Gelingen gestellt. Denn das Commitment der Mitarbeiter führt zwangsläufig zu einer höheren Eigenmotivation, zur erfolgreichen Umstellung beizutragen.
Die zwei wichtigsten Ziele eines erfolgreichen Softwarewechsels
Damit der Softwarewechsel gelingt, wird oftmals im Vorfeld vereinbart, dass ab dem festgelegten „Tag X“ nicht mehr zweigleisig gefahren werden soll. Das „Altsystem“ wird dann im Tagesgeschäft nicht mehr produktiv genutzt. Eine solche Vereinbarung im Team hat den Vorteil, dass vermieden wird in alte Gewohnheiten zurückzufallen. Bis zum „Tag X“ sind zwei Meilensteine wichtig:
• Alle Daten, die in der bestehenden Anwendung hinterlegt sind, stehen in der neuen Anwendung zur Verfügung.
• Die wichtigsten Routinen funktionieren.
Das heißt zum Beispiel: Der erste Monatsabschluss lief erfolgreich. Oder alles, was im alten Programm an jedem Monatsende an Berichten und Dokumenten editiert wurde, funktioniert auch im neuen Programm.
Die bestehende alte Software sollte ab jetzt nur noch als Notfall-Back-up dienen, bis sie dann zu einem späteren Zeitpunkt sogar vollständig deinstalliert wird. Erst von den Desktops und dann auch vom Server.
Nützliche Tipps für einen stressfreien Softwarewechsel
Neben diesen eher organisatorischen Themen, gibt es natürlich noch viele weitere nützliche Tipps, um einen Softwarewechsel so elegant und stressfrei wie möglich zu gestalten.
1. Die Einarbeitungsphase festlegen – Teilziele definieren
In einer Checkliste sollte vorab erfasst werden, was bis wann erfolgreich laufen soll. Diese einzelnen Zwischenschritte schaffen zusätzliche Motivation zur Erreichung des Ziels.
2. Erreichte Teilziele markieren – und „abhaken“
„Tue Gutes und sprich darüber“ – was bereits gelungen ist, sollte auch im Team kommuniziert werden. Es gibt nichts Schöneres, als einen grünen Haken hinter eine erledigte Aufgabe zu setzen. Solche kleinen „Mini-Belohungen“ helfen bei jedem Projekt, also auch bei der Software-Umstellung.
3. Erleichterungen feststellen – und zum Ausdruck bringen
Es gibt ja gute Gründe, dass man sich mit dem Team zusammen für die neue Software entschieden hat. Beim Arbeiten in der neuen Software (aber auch schon beim Testen) ergeben sich „unterwegs“ bereits die ersten Hinweise darauf, wie viel Aufwand und Zeit man zukünftig sparen wird. Die gilt es festzuhalten, denn Vorfreude verschafft zusätzliche Schubkraft, am „Tag X“ dann auch pünktlich mit der Umstellung fertig zu sein.
4. Zusätzliche Teambesprechungen einplanen – und Zeit sparen
Bei der Umstellung auf eine neue Anwendung können sich manchmal Dinge ergeben, die dem Einzelnen schwierig vorkommen. Aber meistens nur deshalb, weil sich etwas Gewohntes in der neuen Anwendung nur anders dargestellt findet. Statt stundenlang einsam über einer „Lösung“ zu brüten, hat jemand im Team bereits die Lösung. Und falls nicht, hilft der Support beim Software-Anbieter sicher und schnell weiter.
Generell empfehlenswert: Online Business-Software
Eine online-basierte Lösung hat den Vorteil, dass alte und neue Software gar nicht erst auf einem Desktop oder Server gegeneinander „konkurrieren“. Es entfallen von vornherein „Probleme mit dem System“, wie es immer so schön heißt. Es werden also keine zusätzlichen IT-Experten mit Stand-by-Service benötigt. Im Bedarfsfall steht der Anbieter der online-basierten Business-Software auch immer als Ansprechpartner zur Verfügung.
Quelle: Sage Office Online / 07.01.2016
