Wird ein schlechter Prozess digitalisiert, wird daraus kein guter, sondern ein schlechter digitaler Prozess.
Mit steigenden Möglichkeiten, die u.a. die Digitalisierung und die Vernetzung mit sich bringen, steigt auch die Notwendigkeit Prozesse und Arbeitsschritte zu überdenken und zu optimieren. Wir stehen vor der Herausforderung, unser Handeln zu überdenken und neue Arbeitsabläufe mit den neuen Gegebenheiten zu entwickeln.
Wird beispielsweise die Post digital empfangen und in einem Postkorb abgelegt, ist damit der Prozess noch nicht zu Ende. Es muss überlegt werden was mit dem Dokument und seinen Inhalten weiter geschehen muss. Was so lapidar klingt, ist in Wahrheit ein tatsächlicher Prozessabriss. Bislang war es nötig, dass ein Mitarbeiter die digitalen Postkästen ebenso überwacht wie den guten alten Briefkasten, die E-Mails, das Fax und die unzähligen Extranets der Produktanbieter. Da kann man leicht mal den Überblick verlieren und Lieferungen spät oder gar nicht sehen.
Erst mit neuester Datentechnik ist es möglich, weiterführende Daten direkt über die Schnittstellen zu erhalten. Doch auch die sogenannten BiPRO-Daten sind im Moment weitestgehend noch relativ dünn. Aber: Intelligente Maschinen sind inzwischen in der Lage, diese Problematik zu lösen.
Ein Softwareroboter wird damit beauftragt, die empfangenen Dokumente zu lesen und nach Schlagworten und wichtigen Informationen zu suchen. Diese Daten werden dann zusammengefasst und in einem normierten Datensatz an das Verwaltungsprogramm oder CRM übergeben.
Jetzt und nur mit diesen angereicherten Daten ist es möglich, automatische nächste Schritte fest zu legen und sich Regeln dazu zu überlegen. Damit werden Prozessoptimierung und weitreichende Zeit- und Ressourcenersparnis ermöglicht.
So könnte man sich beispielsweise folgenden Prozess vorstellen:
Der Versicherer informiert per Brief den Vertriebspartner über eine Rücklastschrift bei einem aktiven Versicherungsvertrag. –> Das Dokument wird automatisch beim Kunden abgelegt. — > Der Kunde erhält per Push eine Nachricht auf eine App. –> Der Status des Vertrages wird geändert auf „gestört“ –> Der Vertriebspartner bekommt auf eine App ebenfalls eine Nachricht mit einem Bearbeitungsauftrag. –> Und für kommende Woche wird eine Erinnerung für die Bearbeitung eingetragen.
So oder so ähnlich hätte wohl auch die manuelle Bearbeitung aussehen können.
Neben der Zeitersparnis muss ausserdem noch die Prozesssicherheit angesprochen werden. Auf dem oben skizzierten Weg können keine wichtigen Anlässe mehr übersehen oder vergessen werden. Die Automatisierung und Festlegung bestimmter Regeln und Handlungsketten trägt damit massiv zur Zeit- und Ressourcenersparnis sowie zur Sicherheit im Unternehmen bei.
Ab Q1 2021 wird die Datenserver eG eine erste zusätzliche mobile Lösung für diese Automatisierung anbieten. In regelmäßigen Webseminaren und Veröffentlichungen informieren wir über die aktuellen Entwicklungen und neue Genossenschaftsmitglieder.
Bleiben Sie gespannt. Seien Sie neugierig.
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