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Software
Wichtig nach der Klärung der Anwendungen und Ziele mit einem Programm, sind die benötigten Funktionen und die Frage, können wesentliche Prozesse für das Unternehmen abgebildet werden.
Die Zuordnung der Anwendung zu einem Anbieter ist schwierig, aber im ersten Schritt auch nicht entscheidend. Viel wichtiger ist herauszubekommen, welche Anwendung für die gewünschte Nutzung überhaupt infrage kommt.
Im zweiten Schritt ist dann wichtig, für sich selbst zu definieren, welche Tools diese Anwendung bieten muss, welche optional bereitstehen sollen und auf welche man verzichten kann. Denn nicht alles was möglich ist, ist auch sinnvoll. Und je komplexer eine installierte Software ist, von der man ganze Bereiche oder einzelne Elemente eigentlich gar nicht benötigt, desto komplexer ist sie auch in Implementierung, Schulung, Anwendung und Betreuung.
Die Erfahrung im Vorfeld eines Researchs zeigt meist, dass hier der entscheidende Punkt liegt. Viele Anwender wissen zum einen gar nicht, welchen Bedarf sie eigentlich haben oder zum anderen, welche Möglichkeiten Software heutzutage alles bietet. Die Erstellung eines entsprechenden Lastenheftes/Pflichtenhefts oder einer Wunschliste ist sehr sinnvoll und spart viel Zeit und Nerven.
Passt die Software in die IT-Struktur? Oder nimmt man dann besser eine andere Software oder schaut man sich gleich die gesamte IT-Struktur an?
Es zeigt sich dieses Thema kann man nicht einfach hier anfangen und dort abschließen. Es sollte ständig in allen Prozessen und Entscheidungen des Unternehmens Berücksichtigung finden.
Lastenheft / Pflichtenheft (Wunschliste) / Fragebogen
Um dazu mal ein bisschen Orientierung zu geben, nachfolgend ohne Wertung bezüglich Wichtigkeit oder Notwendigkeit eine Liste üblicher Komponenten – bei weitem nicht vollständig.
Funktionen:
Dashboard, Angebotsverwaltung, Kundenverwaltung, Kundenhistorie, Vertragsverwaltung, Dokumentenverwaltung, Schadensverwaltung, Versicherer-/Vermittlerverwaltung, Inkasso, Provisionsbuchhaltung, Vermittlerabrechnung, Datenbeschaffung, Selektionen, Kalender und Organizer, Business Intelligence(BI), Statistiken, Berater- und Kundenzugang, Daten und Dokumentenbeschaffung, Schnittstellen, Benutzerberechtigungen, Schadenbearbeitung u.v.w.
Hinzu kommen organisatorische und technische Aspekte wie On-/Offline-Funktionalität, Schnittstellen, Datenabgleich und -transfer und natürlich Fragen zum Pricing – und nie, aber auch wirklich nie zu vergessen der laufende Support.
Zu jeder dieser Komponenten gibt es zahlreiche Unterpunkte. Eine Bedarfsabfrageliste hat dann schnell mehrere 100 Punkte, die es abzufragen und abzugleichen gilt.
Externe Beratung
Diese wird oft erst dann in Anspruch genommen, wenn das Kind nicht nur in den Brunnen gefallen, sondern sogar schon den Brunnengrund erreicht hat.
Kundenerfahrung: „Wir haben schlechte Erfahrungen mit der Eigenrecherche gemacht, viel Geld und Zeit verbrannt, weil wir uns auf eine Empfehlung verlassen haben. Die Mitarbeiter waren unzufrieden und wir haben für nicht genutzte Softwarelizenzen über 15.000 € bezahlt. Die Zeit für Mitarbeiterschulungen war vergebens. Der Aufwand belief sich auf gesamt ca. 30.000 € inkl. Mitarbeiterschulungen, Arbeitsausfall, Mehrarbeit und der Zeit der Eigenrecherche.“
Fazit
Die Auswahl der richtigen Softwarelösung für Versicherungs- und Maklerbetriebe erfordert eine gründliche Prüfung der individuellen Anforderungen und der angebotenen Funktionen. Die Berücksichtigung der Auswahlkriterien ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Software den Bedürfnissen des Unternehmens gerecht wird, alle wesentliche Geschäftsprozesse abbildet und einen reibungslosen Geschäftsbetrieb ermöglicht.
Sie haben konkrete Fragen? Dann sind wir für Sie da!
VSP Software Portal, 040 60097007, info@versicherungssoftwareportal.de
